E-ARŞİV

Elektronik olarak düzenlenen faturaların ikinci nüshasının da yine elektronik ortamda saklanmasına ve ibraz edilmesine olanak tanıyan e-Arşiv sistemi, işletmeler için büyük avantajlar sağlar. Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenen sistemden yararlanmak isteyen işletmeler, bu sistemde e-Faturada olduğu gibi oluşturdukları faturaları alıcısına ulaştırmaz. Bu tür faturalar, hem kağıt olarak hem de elektronik ortamda gönderilme imkanına sahiptir. Alıcıya gönderilen fatura haricinde mevcutta bulunan diğer fatura kopyası da mali mühür ve zaman damgası ile imzalanıp arşive alınır. Elektronik ortamda gerçekleştirilen bu sistem, aynı zamanda kağıt israfının da önüne geçer.

e-Arşiv Faturalarında Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-Arşiv fatura raporlarının bir sonraki ayın ilk günü ile on beşinci günü arasında Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi gerekir. Dönem içinde iptal edilen fatura bilgileri ve fatura başlıkları gibi bilgiler rapor içerisinde yer alır. Bu faturaların ilgili kanunlarda yer alan usul ve esaslara bağlı olarak düzenlenmesi gerekir. e-Arşiv faturası düzenleme imkanına sahip olan mükelleflerin irsaliyeli fatura düzenlemesi mümkün değildir. Kanuni düzenlemelerde kağıt faturalar için geçerli olan muhafaza süreleri ve ibraz talepleri e-Arşiv faturaları için de geçerlidir. Brüt satış geliri 5 milyon lira ve üzeri olan mükellefler için zorunlu olan e-Arşiv fatura sistemi e-Fatura sistemi ile sıklıkla karıştırılır. Birbirinden farklı eylemleri ifade eden bu iki sistem birbirinden ayrışır.

e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar

e-arşiv ve e-fatura sistemleri birbirinden farklıdır. E-faturada oluşturulacak bir baskının hukuki bir geçerliliği yoktur. Bu faturalarda Gelir İdaresi Başkanlığı aracı görevini üstlenir. Zorunlu bir formata sahip olan e-fatura işlemlerinde mali mühür kullanılır. Belirli şartlarda kullanımı zorunlu kılan bu sistemlerde Gelir İdaresi Başkanlığı ya da özel entegratör kullanılması gereklidir. E-faturadan ayrışan özellikleriyle farklı bir şekilde hizmet vermeye yardımcı olan e-Arşiv faturalar elektronik belge işlevi görür. Bu belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığına rapor edilir. Serbest bir formatın kullanıldığı e-arşiv faturaları birçok avantajı da beraberinde getirir.

e-Arşiv Faturaların Sağladığı Avantajlar

Mali mühür ve zaman dalgası ile onaylandıktan sonra muhafaza edilmesi gereken e-Arşiv faturalarında kendi bilgi sistemi ya da özel entegratör kullanılabilir. İnternet üzerinden satış yapan işletmeler haricinde isteğe bağlı olarak kullanılabilen e-Arşiv sisteminde işletmeler, faturalarını elektronik ortamda oluşturma imkanına sahip olur. Sektör kısıtlaması olmadan kullanılabilen e-arşiv sistemi, uygun maliyeti ve sağladığı zaman tasarrufu ile her sektörden firma için uygundur.